Jesteś freelancerem albo dopiero myślisz o przejściu na freelance z etatu? Wiele osób, które zaczynają pracę na własny rachunek, często stoi przed powszechnymi kłopotami z odpowiednią organizacją pracy.

Po odejściu z utartego schematu pracy od dziewiątej do siedemnastej (osiemnastej, dziewiętnastej, dwudziestej… Gdy zbliżają się deadline’y w firmie), z szefem nadzorującym przebieg Twojej pracy i z góry narzuconymi projektami, ciężko jest odnaleźć się w zupełnie nowym systemie.

Freelance a organizacja czasu

Stoisz przed wieloma wyzwaniami – nie jesteś pewny, gdzie znaleźć najlepszych klientów, jak wyceniać swoją pracę oraz jak zmotywować się do regularnej pracy w zaciszu własnego domu. Szybko okazuje się, że gdy nie ma się z góry narzuconego rytmu dnia, zawsze znajdzie się coś do zrobienia – niezależnie od tego, czy będą to zakupy, wizyta u lekarza, czy po prostu kolejny odcinek serialu, który wyszedł zeszłej nocy. Dlatego freelancerzy często mają poczucie, że pracują cały czas, a ich work/life balance jest zaburzony – bo non stop myślą o tym, co muszą zrobić.

Systemy pomocne w organizacji

W najnowszym kursie dla freelancerów – „Wydajna praca freelancera – narzędzia i skuteczne techniki” – Tomasz Biskup prezentuje najpopularniejsze i najbardziej przydatne sposoby na zorganizowanie swojej pracy. Możesz zapoznać się dzięki niemu z takimi aplikacjami jak Todoist, Trello czy Asana, a także poznasz metody i systemy organizacji zadań jak Getting Things Done lub Kanban. W tym krótkim artykule przedstawimy podstawowe założenia tego pierwszego systemu, którego regularne stosowanie pozwala uniknąć odkładania wszystkich zadań na ostatnią chwilę.

Czym jest metoda GTD?

Metoda Getting Things Done została stworzona przez Davida Allena w 2001 roku. Przedstawił ją w swojej książce, a mimo tego, jakie zmiany zaszły w środowisku zawodowym i sposobie pracy przez ostatnie szesnaście lat – jej fundamenty są dalej aktualne. A co sprawia, że ta metoda doskonale sprawdzi się w przypadku grafików, copywriterów, web designerów czy web developerów pracujących jako freelancerzy? Jej głównym założeniem jest to, by przestać ciągle myśleć o koniecznych do wykonania zadaniach, co pozwala lepiej zbilansować swoje życie prywatne i zawodowe. Jak mówi sam autor, „Z nadejściem nowego millenium ujawnił się pewien paradoks: ludzie podnieśli jakość swojego życia, ale jednocześnie sami windują swój poziom stresu, biorąc na swoje barki więcej obowiązków, niż są w stanie udźwignąć”.

Metoda GTD składa się z pięciu etapów – kolekcjonowania, analizowania, porządkowania, przeglądania i realizowania.

1.Kolekcjonowanie

Na etapie kolekcjonowania musimy zebrać w jedno miejsce wszystkie zadania, które „mamy w pamięci” i którymi „musimy się zająć”. Mogą być to jednocześnie krótkie, bieżące zobowiązania, jak „wysłać grafiki do klienta”, jak i rzeczy, które zaprzątają nam myśli i które wiecznie odkładamy, jak „pomyśleć o założeniu swojej firmy” albo „znaleźć czas na kurs na prawo jazdy”. Metoda zebrania wszystkich rzeczy, które od jakiegoś czasu zaprzątają nam myśli, jest dowolna – niektórzy wolą papierowe plannery, inni wybiorą praktyczne aplikacje, o których więcej mówi w swoim kursie Tomasz Biskup.

2. Analizowanie

Gdy już spiszemy wszystkie zadania, które mamy do wykonania, Allen poleca podzielić je na kilka kategorii według bardzo prostego algorytmu. Należy wziąć na warsztat jedno z zadań do wykonania – i nigdy nie zajmować się jednocześnie kilkoma z nich. Następnie musimy się zastanowić, czy wykonanie tego zadania wymaga podjęcia jakiegoś działania. Jeżeli nie – odsuwamy je do archiwum, skreślamy lub wpisujemy na listę „do ewentualnego wykonania w przyszłości”.

Jeżeli zadanie wymaga podjęcia jakiejś akcji, należy je przyporządkować do kolejnych kategorii. Jeżeli zadanie zajmie Ci mniej niż 2 minuty – wykonaj je od razu. Jeżeli zadanie ma konkretny czas realizacji – wpisz je wraz z odpowiednią datą. Jeżeli jest bardziej pracochłonne – wpisz je na listę „do wykonania później”.

3. Porządkowanie

Po przeanalizowaniu tego, które zadania musisz wykonać, nadchodzi czas na porządkowanie. Tutaj zadania dzielą się na cztery kategorie – najbliższe działanie (pojedyncze zadania do wykonania), projekty (czyli zadania wymagające podjęcia kilku zorganizowanych kroków), zadania, które oczekują (czyli takie, których nie możesz wykonać w tym momencie, bo – przykładowo – czekasz na odpowiedź klienta) oraz wspomniana wyżej lista „do ewentualnego wykonania w przyszłości”.

4. Przeglądanie

By listy były aktualne, niezbędne jest przeglądanie ich od czasu do czasu. Allen poleca robienie gruntownego przeglądu raz w tygodniu, a oprócz tego – codzienne odhaczanie wykonanych zadań.

5. Realizowanie

Gdy nadchodzi czas realizowania zadań z list – czas naszej pracy powinien być harmonijnie podzielony między spisane, zaplanowane działania, jak i na rzeczy, które musimy wykonać niespodziewanie. Pomaga to zapobiec chaosowi i poczuciu, że nawarstwiające się obowiązki przytłaczają nas. To, które zadania z list decydujemy się wykonać, powinno być zależne od ilości czasu, jaki mamy w danym momencie, kontekstu – czyli tego, czy jesteśmy przy telefonie, komputerze, na mieście lub jeszcze gdzieś indziej – oraz sił, jakie mamy w danym momencie.

Więcej o metodzie GTD, a także Kanban, oraz o narzędziach przydatnych w pracy freelancera dowiesz się w kursie Tomasza Biskupa!